Một trong những lý do chính cho nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) là năng lực quản lý tài chính hạn chế, đặc biệt là trong kế hoạch tài trợ dài hạn và quản lý vốn lưu động, được thể hiện qua. Thiếu vốn, mất thanh khoản.
Bài viết này đề cập đến một số điều mà các nhà quản lý SME cần lưu ý trong quản lý vốn lưu động.
Vốn di động là một chỉ số liên quan đến số tiền mà doanh nghiệp (DN) cần để duy trì các hoạt động sản xuất và kinh doanh thường xuyên (được tính bằng cách lấy tổng tài sản ngắn hạn trừ tổng số nợ ngắn hạn). Các nhà phân tích thường lấy chỉ số này làm cơ sở để đo lường hiệu quả hoạt động cũng như tiềm năng tài chính trong hạn hán của doanh nghiệp.
1. Quản lý nợ phải thu
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không đầu tư đầy đủ vào các nguồn lực và chính sách trong việc giám sát và thực hiện thu nợ, mặc dù tài khoản này chiếm một phần đáng kể của tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn, doanh nghiệp càng có nhiều tiền. Thật dễ dàng để rút ngắn thời gian trung bình từ doanh số sang khoản nợ từ khách hàng, các nhà quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cung cấp một giải pháp toàn diện từ các chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ cho các kỹ năng, quy trình thu nợ.
Chính sách
Quy định về các điều kiện của khách hàng đủ điều kiện nhận nợ, giới hạn nợ sau khi kiểm tra thang đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, tài liệu cơ bản … của mỗi khách hàng.
Các quy định về những người phê duyệt các khoản nợ khác nhau trong các doanh nghiệp, từ Tổng Giám đốc, Giám đốc bán hàng, Trưởng phòng, cho nhân viên bán hàng.
Phần thưởng hợp lý cho nhân viên thu nợ để đạt được các mục tiêu đã thiết lập để khuyến khích và khuyến khích nhân viên làm việc.
Các chính sách này là nền tảng, một tài liệu cho toàn bộ hệ thống và một kênh thông tin hiệu quả để liên kết các bộ phận và bộ phận trong doanh nghiệp trong quy trình phối hợp để quản lý nợ.
Nhân loại
Các doanh nghiệp nên có một phần chuyên ngành quản lý thu nợ và giám sát nợ, chia cho các dòng kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị nợ. Những nhân viên này được đào tạo về các kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng trả tiền hoặc cam kết trả tiền, cách xử lý các tình huống khó khăn, sử dụng thành thạo phần mềm hỗ trợ …
Dụng cụ
Các doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm kế toán với mô -đun hành tây (mô -đun) để hỗ trợ quản lý nợ. Các phần mềm ứng dụng này có thể tạo ra các báo cáo chung cũng báo cáo nợ cho khách hàng theo tiêu chí quản lý, tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên thu nợ.
Thủ tục
Trước khi ký hợp đồng cho các con nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến trụ sở của công ty để trao đổi, thu thập thông tin và tiến hành đánh giá để xem khách hàng có nợ có điều kiện không.
Khi ký hợp đồng, cần phải thông qua việc kiểm tra bộ phận quản lý nợ để đảm bảo rằng khách hàng không có lịch sử các khoản nợ xấu và các khoản nợ xấu đã được trả cho hợp đồng. Mẫu hợp đồng phải có tất cả các điều khoản về giới hạn nợ, thời hạn thanh toán …
Sau khi ký hợp đồng, các doanh nghiệp nên gửi hóa đơn (phiên bản được liệt kê), hóa đơn cho khách hàng đúng hạn theo chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để đảm bảo rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất; Liên hệ với khách hàng để giải quyết vấn đề, tăng tốc quá trình; Gửi thư nhắc nhở nợ cho lần đầu tiên, 2 và 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có nợ tuổi cao hơn thời gian cho phép; Hẹn gặp bạn và ghé thăm khách hàng nếu bạn thấy trao đổi điện thoại không hiệu quả … Nếu khó thu hồi các khoản nợ, có thể yêu cầu công ty thu nợ hoặc bán nợ.
Lưu ý, mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm riêng trong lĩnh vực kinh doanh, cấu trúc tài sản, vốn lưu động và các khoản nợ phải thu ít nhiều. Người quản lý của mỗi doanh nghiệp nên chọn các phương pháp phù hợp nhất cho các doanh nghiệp của họ dựa trên phương châm “lợi ích và chi phí”, đôi khi phải giao dịch giữa thanh khoản và lợi nhuận. Nếu các doanh nghiệp nghiêm ngặt trong việc thu nợ, thanh khoản được cải thiện nhưng rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với các doanh nghiệp khác với các chính sách tín dụng thương mại linh hoạt hơn.
2. Quản trị tiền mặt
Tiền mặt kết nối tất cả các hoạt động tài chính của các doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý cần tập trung vào quản lý tiền mặt để giảm thiểu rủi ro khả năng thanh toán, tăng hiệu quả của việc sử dụng tiền, đồng thời ngăn chặn gian lận tài chính trong các doanh nghiệp và / hoặc bên thứ ba.
Quản lý tiền mặt là quá trình bao gồm quản lý dòng tiền tại quỹ và tài khoản thanh toán tại ngân hàng, kiểm soát chi tiêu, dự báo nhu cầu tiền mặt của các doanh nghiệp, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình huống vượt quá điều kiện, tiền mặt ngắn hạn và dài hạn.
Xác định và quản lý dòng tiền
Dự trữ tiền mặt (tiền mặt tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là không thể thiếu mà các doanh nghiệp phải làm để đảm bảo thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế. kinh doanh trong mỗi giai đoạn. Các doanh nghiệp giữ quá nhiều tiền mặt so với nhu cầu sẽ dẫn đến sự đình trệ về vốn, tăng rủi ro tỷ giá hối đoái (nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí vốn (vì tiền mặt không tạo ra lãi, tiền mặt tại tài khoản thanh toán ngân hàng thường rất thấp Lợi nhuận so với chi phí lãi suất của các doanh nghiệp). Hơn nữa, sức mua của tiền có thể giảm nhanh chóng do lạm phát.
Nếu các doanh nghiệp dự trữ quá ít tiền mặt, không đủ tiền để trả sẽ giảm danh tiếng với các nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan. Các doanh nghiệp sẽ mất cơ hội để tận hưởng các ưu tiên cho các giao dịch thanh toán tiền mặt ngay lập tức, mất các phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh bất ngờ.
Lượng tiền mặt tối ưu của các doanh nghiệp phải đáp ứng ba nhu cầu chính: chi tiêu cho các khoản phải trả cho sản xuất – kinh doanh kinh doanh hàng ngày của các doanh nghiệp như trả tiền cho hàng hóa hoặc nhà cung cấp dịch vụ, nhân viên thanh toán, thanh toán thuế; Quy định cho các chi phí ngoài kế hoạch; Cung cấp phòng ngừa cho các cơ hội phát sinh dự kiến khi thị trường có một sự thay đổi đột ngột.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp Baumol hoặc mô hình Miller ORR để xác định dự trữ tiền mặt hợp lý. Sau khi xác định dòng tiền dự trữ thông thường, các doanh nghiệp nên áp dụng các chính sách và quy trình sau đây để giảm thiểu rủi ro cũng như các khoản lỗ trong hoạt động: 1. Mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu thanh toán không thể thanh toán thông qua ngân hàng. Ưu tiên được đưa ra để chọn nhà cung cấp với tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng rất minh bạch, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng các yêu cầu luật liên quan. 2. Phát triển một thủ tục cho tiền gửi và tiền gửi ngân hàng, bao gồm một danh sách các bảng và chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, thẻ kho, hồ sơ giao hàng …). Xác định các quyền và giới hạn phê duyệt của các cấp quản lý trên cơ sở quy mô của mỗi doanh nghiệp. Đưa ra một quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quy trình thanh toán để thanh toán thuận tiện và chính xác. 3. Tuân thủ nguyên tắc vai trò vô song và riêng biệt của kế toán và nhân viên thu ngân. Có một kế hoạch để kiểm kê quỹ thường xuyên và bất thường, so sánh tiền mặt thực tế, sổ sách quỹ với dữ liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ so sánh số dư giữa các sổ kế toán của doanh nghiệp và số dư của ngân hàng để phát hiện và xử lý kịp thời sự khác biệt nếu có.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt
Tính toán và phát triển các kế hoạch ngân sách để giúp các doanh nghiệp ước tính ngân sách được đánh giá là một công cụ hiệu quả để dự báo thời gian thâm hụt ngân sách cho các doanh nghiệp để chuẩn bị nguồn bù cho các thiếu sót này. Các nhà quản lý phải dự đoán các nguồn nhập khẩu và xuất khẩu theo đặc điểm của chu kỳ kinh doanh, cây trồng theo mùa, theo kế hoạch phát triển của các doanh nghiệp trong mỗi giai đoạn. Ngoài ra, phương pháp dự đoán chi tiết định kỳ theo tuần, tháng, quý và chung cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên.
Nguồn tiền thường bao gồm thu thập từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh, tiền từ người vay, tăng vốn, bán tài sản cố định không sử dụng …
Nguồn xuất khẩu ngân sách bao gồm các chi phí cho sản xuất – hoạt động kinh doanh, trả nợ, thanh toán khoản vay, thanh toán cổ tức, mua tài sản cố định, thanh toán thuế và các khoản phải trả khác.
Mặc dù các doanh nghiệp có thể đã áp dụng các phương pháp quản lý tiền mặt một cách hiệu quả, nhưng do các đặc điểm của cây trồng hoặc do lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát, các doanh nghiệp bị thiếu hoặc thặng dư, các nhà quản lý các biện pháp sau đây có thể được áp dụng để cải thiện tình hình:
Đầu tiên, biện pháp cần làm khi thiếu tiền mặt là đẩy nhanh quá trình thu nợ; giảm số lượng hàng tồn kho; giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hóa đơn khi thanh toán hoặc đàm phán các điều khoản thanh toán với các nhà cung cấp; Bán thừa, tài sản không sử dụng; hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và đầu tư lại; Thời gian thanh toán cổ tức; sử dụng dịch vụ thấu chi ngân hàng hoặc các khoản vay ngắn hạn; Sử dụng thước đo “bán và cho thuê lại” của các tài sản cố định.
Thứ hai, các biện pháp phải được thực hiện khi tiền mặt dư thừa trong thời gian ngắn: trả tiền cho sự thâm nhập; sử dụng đầu tư qua đêm của ngân hàng; sử dụng các hợp đồng tiền gửi kỳ hạn với các điều khoản rút tiền gốc linh hoạt; đầu tư vào các sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao (trái phiếu chính phủ); Đầu tư vào cổ phiếu kho bạc ngắn hạn.
Thứ ba, các biện pháp sẽ được thực hiện khi tiền mặt dư thừa trong dài hạn: đầu tư vào các dự án mới; tăng tỷ lệ cổ tức; mua cổ phiếu; thanh toán các khoản vay dài hạn; Mua một công ty khác.
(Nguồn: Diễn đàn CFO)
Chuyên mục: Kinh doanh
Nguồn: hockinhdoanh.edu.vn
Giáo sư Nguyễn Lân Dũng là nhà khoa học hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực vi sinh vật học (wiki), với hơn nửa thế kỷ cống hiến cho giáo dục và nghiên cứu. Ông là con trai Nhà giáo Nhân dân Nguyễn Lân, thuộc gia đình nổi tiếng hiếu học. Giáo sư giữ nhiều vai trò quan trọng như Chủ tịch Hội các ngành Sinh học Việt Nam, Đại biểu Quốc hội và đã được phong tặng danh hiệu Nhà giáo Nhân dân năm 2010.
Open this in UX Builder to add and edit content