Nguyên tắc xây dựng một tổ chức hùng mạnh

Một buổi chiều mùa hè, tôi được một người bạn mời chơi golf. Họ có hai người và đang cố gắng tìm thêm hai người. Tôi đồng ý và chúng tôi nói về người thứ tư. Sau một thời gian, cuối cùng, chúng tôi không thể giải quyết bất cứ điều gì và chúng tôi đã không quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm tìm người thứ tư.

Ngày hôm sau, tôi gặp một người bạn khác trong câu lạc bộ. Tôi mời tham gia và bạn tôi đồng ý ngay lập tức. Vì vậy, tôi ngay lập tức gọi cho bạn tôi để báo cáo về điều này. Đồng thời, tôi nhận được tin rằng anh ấy cũng mời một người khác và vì vậy chúng tôi đã mất một người. Tôi đã phải gọi cho bạn tôi một lần nữa và trình bày tình huống của tôi. Rất may, bạn tôi cũng hiểu và đồng ý rút khỏi danh sách bốn người và không có gì bất ổn khác xảy ra.

Tuy nhiên, điều này khiến tôi nghĩ mãi mãi vì chúng ta có thể không gặp phải tình huống này. Chúng ta nên áp dụng một nguyên tắc tổ chức cơ bản ngay từ cuộc trò chuyện điện thoại đầu tiên: Quyết định làm ai? Về các điều khoản kinh tế, chúng ta nên chỉ định một người chịu trách nhiệm mời người thứ tư và giao quyền cho người đó thực hiện nhiệm vụ đó.

Tầm quan trọng của một tổ chức mạnh mẽ

Thật không may, có hàng trăm vấn đề tổ chức mỗi ngày gây ra hậu quả nghiêm trọng hơn, ngay cả trong các tập đoàn hoặc công ty lớn có quản lý tương đối tốt. Lý do chính là không thể xác định ai làm bất cứ điều gì, ai có quyền và khi cần thiết, thông báo cho ai.

Mỗi ngày có hàng trăm trường hợp rắc rối liên quan đến tổ chức, ngay cả trong các tập đoàn và công ty lớn có quản lý tương đối tốt. Những rắc rối này nếu được tính toán trên phạm vi của nền kinh tế, sẽ lãng phí tài nguyên của chúng tôi – Marvin Bower (cựu Tổng giám đốc của McKinsey)

Hậu quả của những rắc rối và không được xác định rõ ràng ở trên là sự chồng chéo, công việc không đi đúng tiến độ, sự tức giận, bất đồng của những người trong cuộc hoặc thoát khỏi điều đó để người khác làm và cô ấy. Tìm hình thức thư giãn. Xem xét công ty, hậu quả sẽ làm giảm hiệu suất trong khi các chi phí không cần thiết sẽ tăng lên, mất vị trí cạnh tranh, sự đoàn kết giữa các thành viên giảm, lợi nhuận giảm. và mất cơ hội phát triển. Những hậu quả như vậy tiếp tục tăng và kết quả là lãng phí tài nguyên của chúng tôi.

Quan sát hậu quả của tổ chức yếu, tôi dần dần bị thuyết phục rằng ý chí quản lý phải bao gồm ý chí tổ chức. Điều này có nghĩa là tổ chức là một quá trình quản lý trong đó tổ chức cũng phải là một phần của hệ thống quản lý đó.

Một tổ chức mạnh mẽ là gì?

Tổ chức này là một quy trình quản lý cơ bản và đã xuất hiện trong một thời gian dài. Nói cách khác, tổ chức là một quá trình lập kế hoạch. Hiểu cách đơn giản hơn, quy trình lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiến hành các nhiệm vụ hoặc hoạt động để hoàn thành các kế hoạch theo kế hoạch. Các nhiệm vụ phải được thực hiện và các nhiệm vụ phải được thực hiện.

Bước 2: Các hoạt động được phân loại thành các nhóm và chỉ định cá nhân.

Bước 3: Việc chỉ định từng vị trí cho mỗi cá nhân giữ vị trí đó có quyền hoàn thành trách nhiệm của mình hoặc có quyền yêu cầu người khác làm điều đó thay thế. Nó là cần thiết để phân biệt giữa quyền lực và quyền lực (quyền lực). Quyền là khả năng hoàn thành công việc – bằng cách tự làm, hoặc yêu cầu, ra lệnh cho người khác làm điều đó có thể cần hoặc không cần phải phân cấp người được thừa hưởng. Người có quyền lực là người được ngưỡng mộ, sợ hãi hoặc tôn trọng bởi kiến ​​thức, kỹ năng, tính cách, tuổi tác, thành tích đạt được trong quá khứ, … tạo ra sức mạnh và sử dụng nó. Nhưng nếu một người có thẩm quyền và không đáng kính, anh ta sẽ chỉ có được một chút thẩm quyền.

Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các vị trí. Đó là quyết định là người cần báo cáo và quyền (nếu có) mà người đó giữ vị trí đó có. Điều này giúp tất cả nhân viên biết ai là người lãnh đạo của họ, họ có gì và phạm vi của họ.

Bước 5: Điều quan trọng là phải xem xét các phẩm chất cá nhân bắt buộc để thúc đẩy hiệu suất cao nhất cho từng vị trí. Do đó, trong các điều khoản quản lý và lập kế hoạch tổ chức liên quan đến nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ và yêu cầu cá nhân cho các vị trí. Loại kế hoạch này là cơ sở để tạo và hợp pháp hóa quyền hạn. Đồng thời, nó cũng hạn chế quyền hạn bất hợp pháp.

Làm thế nào để cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh?

Cấu trúc của một tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả, sự hài lòng của công việc và thái độ của bất kỳ nhân viên có thẩm quyền nào. Trong tổ chức kinh doanh, chính phủ hoặc bất kỳ lĩnh vực nào khác, một cá nhân có thẩm quyền không bao giờ chấp nhận một công việc trái ngược hoặc một sự phân cấp không rõ ràng. Nó là cần thiết để có một cấu trúc bất kể bạn có một kế hoạch hoàn hảo hay một mớ hỗn độn.

Kết quả của một kế hoạch có tổ chức là bức tranh được vẽ trên bảng xếp hạng tổ chức, với cột ô và sức mạnh trong đó. Việc thành lập một kế hoạch tổ chức thực sự phải giải quyết các hoạt động, đam mê, cảm xúc và ấn tượng cá nhân. Ngay cả một kế hoạch hoàn hảo cũng sẽ không bù đắp cho khiếm khuyết của con người, nhưng một kế hoạch sai sẽ dẫn đến những điều tồi tệ nhất và gây ra tổn thất nặng nề cho tổ chức.

Hướng dẫn tổ chức

Các nguyên tắc của tổ chức SO có vẻ không giống như những gì phổ biến trong luật pháp, vì vậy nó có thể được gọi theo thuật ngữ “hướng” được rút ra từ quan sát và phân chia. Làm thế nào để tích lũy các hoạt động trong nhóm được tiến hành. Những nguyên tắc này đều có sẵn một cách tự nhiên, và cảm nhận của các giác quan bình thường, tự nhiên trực tiếp từ quá trình tổ chức tổ chức. Do đó, nó sẽ rất tốt nếu chúng ta thu thập chúng trong các bước cơ bản liên quan đến kế hoạch tổ chức. Một cuộc thảo luận ngắn về bước này -BY -STEP Ứng dụng sẽ giúp chúng tôi biết nhiệm vụ của mình trong việc xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả.

(Trích từ “Ý chí quản lý” (ý chí quản lý), Marvin Bower)

Chuyên mục: Kinh doanh
Nguồn: hockinhdoanh.edu.vn