Gantt Chart Là Gì? – Lợi Ích Gantt Chart Khi Quản Lý Dự Án

Bạn đang xem: Gantt Chart Là Gì? – Lợi Ích Gantt Chart Khi Quản Lý Dự Án tại hockinhdoanh.edu.vn

Để giúp làm việc hiệu quả, biểu đồ Gantt ra đời với nhiều ưu điểm vượt trội. Hãy cùng tìm hiểu biểu đồ Gantt là gì và cách vẽ biểu đồ sao cho hiệu quả nhất.

Biểu đồ Gantt là gì? Lịch sử bắt đầu?

Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thứ tự thời gian, bao gồm trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian tương ứng.

Trước khi tìm hiểu thêm về Biểu đồ Gantt, chúng ta hãy xem lịch sử của loại biểu đồ này:

• Cuối những năm 1800: Một kỹ sư người Ba Lan, Karol Adamiecki, đã phát triển một sơ đồ quy trình công việc được gọi là “lịch trình”.
• Khoảng năm 1910: Henry Gantt đã đưa khái niệm này lên một tầm cao mới bằng cách thiết kế các biểu đồ để người giám sát biết công việc của họ đang diễn ra như thế nào.
• Năm 1915: Sơ đồ này được công nhận và sử dụng rộng rãi cho đến ngày nay, đặc biệt là trong sản xuất và thương mại.

Biểu đồ Gantt là gì? Lịch sử bắt đầu?

Các thành phần chính trong Biểu đồ Gantt

Ngoài hai thành phần của biểu đồ Gantt nêu trên, một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Danh sách nhiệm vụ: Nêu các công việc phải làm trong đồ án như nghiên cứu tài liệu, chọn đề tài, v.v. và danh sách các nhiệm vụ sẽ nằm trên trục tung của biểu đồ.
• Mốc thời gian: Thể hiện toàn bộ thời gian của dự án và được chia thành các mốc thời gian cụ thể tương ứng với các công việc và mốc thời gian này sẽ nằm trên trục hoành của sơ đồ.
• Tài nguyên được phân bổ: Cho biết tên của các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ tương ứng.
• Các mốc quan trọng: Liệt kê các mốc quan trọng và làm nổi bật các sự kiện quan trọng xuyên suốt.
• Phụ thuộc: Tạo mối liên hệ giữa các nhiệm vụ theo trình tự thời gian nhất định.
• Thanh: Cung cấp một bức tranh rõ ràng hơn về thời gian và tiến độ công việc cần thực hiện.
• Tiến triển: Hiển thị kết quả hoặc tiến trình mà công việc được thực hiện.

Các thành phần chính trong Gantt Chart.

Một ví dụ minh họa về Biểu đồ Gantt

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về sơ đồ này, bạn có thể tham khảo một ví dụ minh họa được đề cập trong bài viết như sau:

Một nhà máy đã cố tình không lắp đặt hệ thống kiểm soát ô nhiễm để tiết kiệm chi phí và bị cơ quan này yêu cầu lắp đặt hệ thống này trong vòng 16 tuần với cảnh báo sẽ đóng cửa nếu không hoàn thành trong thời gian quy định. Sau đó, các công việc của dự án này sẽ được trình bày trên sơ đồ như sau:

• Biểu đồ Gantt theo chế độ triển khai sớm

Phương pháp này cho phép các công việc được triển khai sớm hơn miễn là chúng không ảnh hưởng đến các công việc trước đó.

Đặc biệt, đối với những công việc mà bất kỳ sự chậm trễ nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án sẽ được thể hiện trên đường tới hạn màu xanh lam và những công việc khác có thể được triển khai sớm hoặc triển khai chậm và được thể hiện bằng màu xanh lục.

Biểu đồ Gantt theo chế độ triển khai sớm

• Biểu đồ Gantt do triển khai chậm.

Với sơ đồ này, công việc có thể được bắt đầu muộn hơn nhưng vẫn không ảnh hưởng đến việc hoàn thành dự án.

Giữa các công việc có một độ lệch nhất định giữa thời gian bắt đầu hoặc kết thúc và được biểu diễn bằng đường đứt nét gọi là thời gian dự trữ.

Biểu đồ Gantt do triển khai chậm.

• Biểu đồ Gantt được liên kết

Ngoài hai loại biểu đồ trên, biểu đồ Gantt của dự án này cũng có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc theo trình tự, nghĩa là công việc đầu tiên được thực hiện, sau đó có thể bắt đầu công việc tiếp theo, v.v. Tiếp tục như vậy cho đến khi dự án kết thúc.

Ví dụ.

Ưu và nhược điểm của Biểu đồ Gantt

Không phải hiển nhiên mà ngày nay biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực bởi những lợi ích mà nó mang lại là rất lớn. Tuy nhiên, cũng có một số hạn chế đi kèm mà chúng mang lại. Chúng ta có thể tham khảo như sau:

Lợi nhuận

• Phương pháp lập kế hoạch hoàn hảo

Biểu đồ Gantt là cách hoàn hảo để lập kế hoạch cho nhiều dự án, giảm chồng chéo và giúp dễ dàng xây dựng các nhiệm vụ kịp thời một cách hiệu quả.

• Quản lý và kiểm soát đồng thời nhiều mẩu thông tin

Với cách trình bày đơn giản, sơ đồ giúp bạn nắm rõ các thông tin cần thiết của một dự án về nhân sự, thời gian, nội dung công việc cùng tiến độ toàn dự án.

• Nâng cao năng suất lao động

Giúp mỗi cá nhân hiểu được tầm quan trọng của từng mắt xích để họ chủ động thực hiện công việc mà không ảnh hưởng đến tiến độ của các thành viên khác và toàn bộ dự án.

• Giúp giám sát hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

Cung cấp cho người quản lý cái nhìn tổng quan về dự án để biết cách phân bổ công việc hiệu quả nhằm đảm bảo nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

ranh giới

• Không linh hoạt do phụ thuộc vào công việc được phân chia

Trên thực tế, người quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch trình dự án nếu bỏ sót điều gì đó, do đánh giá sai thời lượng hoặc do lỗi không được tính đến.

• Chỉ thích hợp cho các dự án nhỏ

Nếu một dự án lớn và có quá nhiều công việc sẽ không thể cùng lúc xem tổng quan trên màn hình máy tính và cũng lãng phí thời gian để cập nhật thường xuyên nếu đầu công việc quá lớn lên đến hàng trăm.

• Không thể xử lý tất cả các ràng buộc thiết kế.

Vì trọng tâm chính của biểu đồ Gantt là thời gian, chi phí và phạm vi không thể được mô tả trên biểu đồ này.

Ưu nhược điểm của Biểu đồ Gantt.

Ngoài ra, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, chủ doanh nghiệp phải kết hợp đúng Biểu đồ Gantt với các biểu đồ khác như biểu đồ DFD.

Quy trình viết Biểu đồ Gantt trong quá trình quản lý dự án

Nếu bạn muốn tạo biểu đồ Gantt cho dự án của mình, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Liệt kê toàn bộ các công việc cần thực hiện trong dự án bao gồm mục tiêu, nội dung và thời gian thực hiện dự án.
• Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, xem nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước và đảm bảo chúng diễn ra theo thứ tự tuần tự.
• Bước 3: Biểu diễn biểu đồ Gantt với dữ liệu trên bằng Excel hoặc Microsoft Project, Base Wework, v.v.
• Bước 4: Nếu trong quá trình thực hiện dự án xảy ra những điều chỉnh hoặc thay đổi ngoài ý muốn thì phải thường xuyên kiểm tra, cập nhật.

Quy trình viết Biểu đồ Gantt trong quá trình quản lý dự án.

Làm thế nào để viết biểu đồ Gantt trong Excel?

Để viết biểu đồ Gantt trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu bằng cách thêm cột %hoàn thành trong bảng hoạt động và thêm mục nhập Số ngày đã hoàn thành trong Chuẩn bị dữ liệu.

Chuẩn bị dữ liệu

• Bước 2: Tạo biểu đồ mới bằng cách chọn tab Insert rồi chọn Chart/Bar/Stacked Bar.

Tạo biểu đồ mới

• Bước 3: Nạp dữ liệu vào biểu đồ bằng cách chọn tab Chart Tools, sau đó chọn mục Design, rồi chọn Select Data.

Tải dữ liệu vào biểu đồ

• Bước 4: Tại phần Chart data range chọn vùng dữ liệu cần tải và thêm 1 vùng dữ liệu nữa ở phần series nhấn Add. Tiếp theo, thay đổi thứ tự sao cho ngày Bắt đầu đi trước phần Ngày và Chỉnh sửa lại phần Nhãn Trục Ngang.

Trong phạm vi dữ liệu Biểu đồ, chọn phạm vi dữ liệu để tải

• Bước 5: Sắp xếp thứ tự các công việc bằng cách click vào tên các Công việc trong biểu đồ rồi trong cửa sổ Axis Options chọn Categories theo thứ tự ngược lại.

Sắp xếp thứ tự các công việc

• Bước 6: Chỉ lưu biểu đồ số ngày bằng cách click chuột phải vào thanh biểu đồ rồi chọn Format Data Series => Fill chọn No padding, Border chọn No Line.

Chỉ giữ lại biểu đồ số ngày thực hiện

• Bước 7: Thay đổi khoảng thời gian bằng cách bấm vào ngày trong biểu đồ rồi nhập 2 ngày và định dạng ô cho 2 địa điểm đó là General.

Thay đổi khoảng thời gian

• Bước 8: Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc bằng cách click vào biểu đồ và chọn thẻ Chart Tools/Design/Add Chart Element/Error Trees/More Error Options.

Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

• Bước 9: Tại mục Format Error Logs in Direction chọn Plus, End syle chọn No header, Error Amount chọn Custom/Specify Value và chọn đến khu vực Days Ended. Sau đó bạn sẽ định dạng màu sắc và độ rộng hiển thị để khu vực này hoàn tất.

Làm thế nào để viết biểu đồ Gantt trong Excel?

Trong quản lý kinh doanh có vô số thuật ngữ khác nhau như lãi suất hoàn vốn, tính thanh khoản,… hãy truy cập Website để tìm hiểu rõ hơn.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết và tổng quan liên quan đến biểu đồ Gantt giúp bạn trả lời câu hỏi biểu đồ Gantt là gì một cách chính xác nhất. Hy vọng với những thông tin đưa ra trên đây sẽ giúp bạn hiểu và biết cách sử dụng biểu đồ này một cách hiệu quả nhất.

Bạn thấy bài viết Gantt Chart Là Gì? – Lợi Ích Gantt Chart Khi Quản Lý Dự Án có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Gantt Chart Là Gì? – Lợi Ích Gantt Chart Khi Quản Lý Dự Án bên dưới để hockinhdoanh.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: hockinhdoanh.edu.vn của Blog Học Kinh Doanh – Kiến Thức Tài Chính, Quản Trị Kinh Doanh

Nhớ để nguồn bài viết này: Gantt Chart Là Gì? – Lợi Ích Gantt Chart Khi Quản Lý Dự Án của website hockinhdoanh.edu.vn

Chuyên mục: Kiến thức ngân hàng