18 phút lên kế hoạch một ngày làm việc

Khi dạy mọi người về cách quản lý thời gian, tôi luôn bắt đầu bài giảng với một câu hỏi: “Trong số các bạn có bao nhiêu người có quá nhiều thời gian rảnh và không biết phải làm gì với nó?”. Trong mười năm, không có vũ khí giơ lên.

Điều đó có nghĩa là chúng tôi bắt đầu công việc mỗi ngày và biết rằng chúng tôi sẽ không thể hoàn thành mọi thứ. Do đó, cách chúng ta sử dụng thời gian của chúng ta là khóa quyết định. Đó cũng là lý do tại sao chúng ta nên lập một danh sách những việc cần làm và những gì chúng ta có thể bỏ qua. Từ đó tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất.

Nhưng ngay cả khi lập danh sách này, điều khó khăn nhất là luôn luôn làm điều đó. Làm thế nào bạn có thể làm theo một kế hoạch mà quá nhiều yếu tố đe dọa không để nó đi đúng cách? Làm thế nào bạn có thể chỉ tập trung vào những điều quan trọng nhất khi có quá nhiều thứ đòi hỏi sự tập trung trong bạn?

Chúng ta cần bí mật.

Jack Lalanne, một chuyên gia y tế, biết rất nhiều về những bí mật. Anh ta nổi tiếng vì đã buộc tay với một chiếc thuyền đầy người và bơi trong hơn một dặm. Nhưng anh không chỉ đơn thuần là một người biểu diễn. Ông cũng đã phát minh ra nhiều loại máy tập thể dục, bao gồm các máy ròng rọc và trọng lượng được sử dụng rộng rãi trong các phòng tập thể dục trên toàn thế giới. Và chương trình của anh ấy, The Jack Lalane Show, là chương trình truyền hình phòng tập thể dục dài nhất được phát trên TV. Nó đã được phát sóng trong 34 năm.

Nhưng những điều đó không gây ấn tượng với tôi. Anh ấy có một bí mật mà theo tôi, đó là sức mạnh thực sự.

Nó đang hoạt động theo thứ tự.

Ở tuổi 94, anh vẫn dành hai giờ đầu tiên mỗi ngày để thực hiện tập thể dục, dành 90 phút để nâng tạ và 30 phút để đi bộ và bơi lội. Anh ấy đã làm như vậy mỗi sáng. Anh ấy đã làm điều đó với mục tiêu: vào sinh nhật lần thứ 95 của anh ấy, anh ấy sẽ bơi từ bãi biển California đến đảo Santa Catalina, cách nhau khoảng 20 dặm. Ông cũng bày tỏ sự quan tâm khi nói: “Tôi không thể chết. Điều đó sẽ phá hủy hình ảnh của tôi.”

Vì vậy, anh ấy đã luyện tập, kiên định và cẩn thận, hướng tới mục tiêu của mình. Ông lặp lại thực hành hàng ngày. Ông theo dõi sức khỏe của mình và hướng dẫn nó theo lịch trình.

Quản lý thời gian cũng cần cùng một đơn đặt hàng. Đây không chỉ đơn giản là danh sách hoặc ưu tiên mơ hồ. Làm như thể thiếu sự kiên định và cẩn thận. Nó phải là một quá trình liên tục; Chúng ta phải làm theo và không để bất kỳ vấn đề nào khiến bản thân mất tập trung vào các công việc ưu tiên này.

Theo tôi, chúng tôi chỉ cần làm theo ba bước và mất ít hơn 18 phút để kiểm soát công việc trong 8 giờ làm việc trong một ngày.

Bước 1 (5 phút). Lên kế hoạch cho ngày. Trước khi bật máy tính, hãy ngồi xuống và viết ra những việc cần làm và quyết định làm gì hôm nay. Điều gì sẽ thúc đẩy mục tiêu của bạn và giúp bạn kết thúc một ngày làm việc với cảm giác bạn đã thực hiện nhiều điều hữu ích và thành công? Viết ra những công việc trên giấy.

Tiếp theo và quan trọng nhất, sắp xếp kế hoạch của bạn theo lịch trình. Thực hiện các nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất trong khoảng thời gian bắt đầu làm việc. Và theo tôi, vào đầu thời gian này, nếu có thể, nên hành động trước khi bạn kiểm tra hộp thư của bạn. Và nếu kế hoạch của bạn không thể phù hợp với lịch trình, hãy làm lại, sắp xếp lại các nhiệm vụ ưu tiên. Nó phải có ảnh hưởng lớn đến nơi bạn quyết định nơi và khi nào và khi nào.

Trong cuốn sách Sức mạnh của sự tham gia đầy đủJim Loehr và Tony Schwartz đã mô tả nghiên cứu với một nhóm phụ nữ đồng ý thực hiện các bài tập vú trong 30 ngày. 100% phụ nữ trả lời nơi họ sẽ thực hiện các bài tập và khi họ hoàn thành. Chỉ có 53% những người không thể trả lời câu hỏi về bài tập này đã hoàn thành.

Trong một nghiên cứu khác, các giải độc đã đồng ý viết một bài luận và hoàn thành nó trước 5 giờ chiều trong ngày. 80% mọi người trả lời câu hỏi họ sẽ viết bài luận ở đâu và khi nào nên hoàn thành nó. Không ai bỏ qua câu hỏi này.

Nếu bạn muốn hoàn thành công việc, hãy quyết định nơi bạn sẽ làm điều đó và khi nào. Nếu không, hãy loại bỏ nó khỏi kế hoạch.

Bước 2 (1 phút mỗi giờ). Nồng độ tái khám phá. Điều chỉnh đồng hồ, điện thoại hoặc máy tính của bạn để cho họ khóc mỗi giờ. Khi họ khóc, thở sâu, nhìn lại kế hoạch và tự hỏi mình rằng họ đã sử dụng một giờ bây giờ. Sau đó nhìn lại lịch trình và xem xét cẩn thận công việc bạn sẽ làm trong giờ tới. Quản lý công việc của bạn mỗi giờ. Đừng để thời gian thống trị bạn.

Bước 3 (5 phút). Ôn tập. Tắt máy tính và tìm lại toàn bộ công việc bạn đã làm trong ngày. Tự hỏi bạn đã làm gì, tập trung vào những gì quan trọng, bạn bị phân tâm ở đâu, và điều gì sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau?

Sức mạnh của việc thực hiện một chuỗi là khả năng dự đoán. Bạn thường lặp lại các nhiệm vụ giống nhau với cùng một cách. Và tác động của việc thực hiện công việc theo thứ tự – cũng đến từ dự đoán của nó. Nếu bạn đặt tất cả sự tập trung của bạn một cách khéo léo và luôn nhắc nhở bản thân tập trung vào vấn đề đó, bạn sẽ luôn giữ sự tập trung cần thiết. Rất đơn giản.

Làm việc theo một chuỗi như vậy có thể không thể giúp bạn bơi qua eo biển nước Anh, kéo một con tàu và tay bị trói. Nhưng nó có thể giúp bạn rời khỏi nơi làm việc với cảm giác bạn đã làm rất nhiều điều hữu ích và thành công.

Và, đó có phải là ưu tiên cao hơn để bạn kết thúc một ngày làm việc?

(Bản dịch phân Dung – Bài viết của Peter Bregman về Nhà xuất bản kinh doanh Harvard)

Theo Tuanvietnam

Chương trình đào tạo

Khả năng quản lý cho quản lý cỡ trung bình – MMM

(Quản lý cho người quản lý cấp trung)

Tại sao nhiều người làm chuyên môn rất tốt nhưng không thành công ở vị trí quản lý?

Tại sao trong nhiều doanh nghiệp, “Big Boss” vẫn phải “ôm” toàn bộ ngọn núi nhưng không thể “sắt” cho nhóm quản lý lớp trung bình – bao gồm các cấp quản lý từ giám đốc (kinh doanh, tiếp thị, nguồn nhân lực, tài chính, sản xuất, CNTT , dự án …) cho các phòng / phó phòng, phòng ban và phòng ban?

Câu trả lời nằm ở Chương trình đào tạo năng lực quản lý có kích thước trung bình (MMM) của Pace. .

Chuyên mục: Kinh doanh
Nguồn: hockinhdoanh.edu.vn